デジタル文書の標準フォーマットとして、世界中から高い信頼を得ているのがアドビ システムズ社が開発したPDFだ。「Adobe Acrobat」によって作成されるPDFを筆頭に高機能化が進み、ワークフローの効率化が大いに期待できる。

■世界中の公的機関や企業が利用　ユーティリティも増加しさらに便利に

　WindowsやMacintoshといったプラットフォームを問わず、「Adobe Reader」をインストールしておくだけでファイルの内容確認ができるPDF。紙でスキャンした画像はもとより、ワープロや表計算などアプリケーションで作成したファイルも、PDF化しておけば元のレイアウトのまま自由に閲覧できる。しかも、データを圧縮するため、ファイルサイズはコンパクトになる。こうした利点から、現在では公的文書なども含めて、PDFはあらゆるシーンで利用されている。

　また、普及率の高さから、文書を扱うユーティリティソフトなどではPDFに対応する製品が増加。PDFを作成したり、PDFを別の文書ファイルに変換したりと、PDFをさまざまな形で取り入れて利便性を高めている。

■コミュニケーション機能が進化しセキュリティ機能も搭載

　PDF自体も進化を遂げ、より利用価値の高い機能が付加されるようになっている。いま注目を集めている「高機能PDF」と呼ばれるものがそうだ。例えば電子メールをPDFに変換する場合、添付ファイルやリンクをPDF内に保持し、さらに送信者、日付、タイトルなどは自動的にしおりにすることができる。リンクのURL表示やメール検索が、メールソフト同様の使い勝手でスムーズにできるのだ。また音声やFlash、3D画像など、各種マルチメディアファイルを埋め込めば、高いコミュニケーション能力を持つPDFを作成可能だ。

　PDFを複数の人が閲覧する場合に便利なのが日付、役職、会社名などが入った承認用の電子印鑑。PDF化された文書の視認性を高め、承認作業もスムーズになる。

　セキュリティ面のサポートも充実化している。パスワードやデジタルIDによるセキュリティポリシーを作成しておきPDFごとに設定できる。PDFをメール送信する場合は、セキュリティが設定された電子封筒に複数のPDFをまとめることも可能だ。存在証明や改ざん対策に効果的なタイムスタンプ機能によって証拠力を高めれば、e-文書法などへの対応も可能になる。こうした高機能PDFはビジネスシーンを中心に、より効率的なワークフローを実現していくだろう。