サイオステクノロジー ::: [eXtreme Meeting] 「進む」「決まる」「実行する」を確実に管理！“究極の会議”を実現し、ビジネスを加速させるツールとは？

会議の時間が長い、結論が出ない、決まったことが実行されない…。こうした会議にかかわる課題を解決し、ビジネスをスピードUPさせるのが、サイオステクノロジーの「eXtreme Meeting」である。会議参加者が議事録を作成しながら会議を進行する「議事録ドリブン」の手法をWebアプリケーション化。「進む」「決まる」「実行する」がサイクル化した“究極の会議＝eXtreme Meeting”を実現し、会議の本来の目的であるビジネスを加速させることが可能だ。

貴重な時間を割いて会議に参加したものの、何も決まらず、無駄な時間が過ぎていく――。このような経験を持つ人は、少なくないだろう。

あるアンケート調査によれば、「会議に関する不満」として最も多かったのが「目的がない」ことである。以下、「時間が長い」「関係ない会議に参加させられる」「結論が決まらない」「議論が迷走する」「会議中に決まったことが守られない」などとなっている。

この「不満」を分析してみると、問題の根源はやはり「目的がない」ことにある。会議の主宰者が、何を会議のゴールとするか、会議の目的を明確化していないため、参加者は「目的がない」「議論が迷走する」と感じ、結局「結論が決まらない｣まま会議が終わることになる。

非効率な会議は社員の生産性を低下させ、コスト面でも大きな損失につながる。例えば、平均年収500万円の社員が100人いる企業で、業務時間の25%を会議（会議の準備や議事録の作成、確認などを含める）に割く場合、年間の会議コストは人件費だけで1億2500万円に上る。会議を効率化して時間を30%短縮するだけで、年間3750万円のコスト削減効果が見込めるというわけだ。

効率的な会議の重要性は理解していても、なかなか実行できないという企業は少なくない。そこで、会議が「迷走する」、「進まない」、「結論が出ない」といった、どこにでもありそうな｢困った会議｣のパターンを紹介しよう。以下のパターンのうち、自社にあてはまるものがあれば、要注意だ。

あるトピックを議論している最中に、少人数が違う話を始める。その話から派生して、元の議論が変わってしまう。
会議の目的は決まっていたが、議論するトピックを参加者へ明確にしていない。そのため、何が決まれば会議の目的を達成できるかが不明確で、議論が右往左往する。
参加者に目的意識、当事者意識がない。そのため、決定すべき事項があっても意見、発言が出てこない。進行役も意見を引き出す努力をしていない。
議事録の完成後、参加者で認識の違いを巡って議論が再燃する。そのため、同じトピックを次回の会議で再び議論する。
会議の結果、すべきことが決まったが、当事者が日常業務に追われて忘れてしまう。その結果、期限が来ても実行されず、プロジェクトの進行が停滞する。

このような｢困った会議｣は、社内のリソースやコストを浪費させるだけでなく、会議の本来の目的であるビジネスを停滞させる重大な問題をはらんでいることを企業は再認識すべきだろう。

図1 eXtreme Meetingが「進む」「決まる」「実行する」を実現
eXtreme Meetingは、議事録ドリブンのメリットを最大化するツール。会議の終了後も“やるべきこと”(ToDo)の実行を確実に管理できる。

会議にかかわる課題を｢議事録ドリブン｣で解決し、ビジネスを加速させる効率的な会議を実現する手段として注目されているのが、サイオステクノロジーの会議運営支援ツール「eXtreme Meeting」である（図1）。「議事録ドリブン」とは、議事録を大型ディスプレイやプロジェクターなどで投影し、その完成に向けた会議を進行する手法である。

議事録ドリブンは、これまでの会議の概念を大きく変革する。「よい会議を行う」ことを目的とするのでなく「よい議事録を作成する」ことを主眼に据えることで、大きく発想を転換するのである。

それでは「議事録ドリブン」を実践することにより、どんな効果が期待できるのか主なメリットを列挙してみよう。

参加者が議事録を見ながら議論するので、何について話し合っているのかが明確になり、迷走を防ぐ。
画面を見て意見と結論を区別できるので、結論が明確になる。
目的(結論)に向けて無駄なく議論できるので、会議の時間を短縮できる。
会議終了時に議事録が完成しているので、改めて作成する必要がない。

こうした議事録ドリブン会議のメリットを最大限に発揮するためのツールが「eXtreme Meeting｣である。議事録作成の冒頭に入力された会議のゴールを常に画面表示するため、参加者はゴールを意識して効率的に議論できる。また、トピックを整理して議論することが実現するので迷走を防ぎ、結論があいまいになることもない。

もちろん、eXtreme Meetingのメリットは、会議中の議事録作成だけにとどまらない。やるべきこと（ToDo）を確実に管理できることも大きな特徴だ。議事録に記入されたToDoが確実に実行されるように、eXtreme Meetingでは、「担当者」だけでなく「確認者」を設定できる。また、担当者と確認者には登録時やToDoの期限が迫ったタイミングでメールが送信されるため、担当者が自分のToDoを忘れることがなくなるのだ。もちろん、ToDoはデータベースで管理され、担当者が進捗を随時入力できるほか、プロジェクトのメンバー全員が進捗状況を確認することも可能なため、ToDoが停滞することなく実行される。その結果、ビジネスがスピードアップするのだ。

図2　eXtreme Meetingが実現する、ビジネス加速のサイクル
eXtreme Meetingは、｢進む｣｢決まる｣｢実行する｣を実現する“究極の会議”を通じて仕事のスピードUPを確実に支援し、ビジネスを成長させる強力な武器となる。

このように、eXtreme Meetingは、これまでの会議の課題であった「進む｣「決まる｣｢実行する｣を解決する“究極の会議”を実現し、ビジネスを加速させるツールだ（図2）。こうした効果から、会議の効率化を推進する総務や経営企画などの引き合いも多いという。

とはいえ、ここでいくら説明しても、このツールの威力を伝えることは難しい。それだけ、eXtreme Meetingがこれまでの会議のイメージを一新させ、ToDoをビジネスに着実に結びつけるツールだからだ。

論より証拠、百聞は一見に如かず。まずは、このツールを使った会議の様子をデモムービーで体感して欲しい。

進む、決まる、実行する－究極の会議を今すぐ実践！
eXtreme Meetingのご紹介

ここで紹介したeXtreme Meetingを資料としてまとめたPDF。「困った会議」のパターンやその問題点、さらにはeXtreme Meetingの豊富な機能を様々な画面ショットや図版を使って、直観的にわかるように解説している。

eXtreme Meeting詳細ムービー

本文で紹介したように、どれだけ言葉で説明しようとしても、このツールの威力を伝えることは難しい。そこで、eXtreme Meetingを詳細に紹介するムービーを用意した。普通の会議と何が違うのか、そのメリットや効果などを明確にわかりやすく解説する。

サイオステクノロジー株式会社
Webソリューション営業部

http://www.sios.com/
TEL. 03-6860-5110 　FAX. 03-6860-5135