住宅メーカーの積水ハウス株式会社では、全国約1,200の拠点に、富士ゼロックスのドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」を約1万3,000ライセンス導入。営業活動から点検までに発生する住宅関連図面や数々の文書を一元管理できるシステムを強化した。これにより、全社的な情報共有が効率化し、迅速な顧客対応を実現している。

戸建住宅からアパートやマンションまで、日本全国で良質な住宅を建設、提供する積水ハウス株式会社。同社では、高品質な住まいを提供すると共に、環境保護の観点からも、人と自然に配慮した住宅・街づくりに着手している。例えば、本社を構える新梅田シティにも在来樹種を植えた“里山”を再現するなど、環境への取り組みに力を入れている。　

住宅を提供するに当たり、同社では顧客との間に、出会いから、営業、設計、見積り、契約、施工、アフターサービスにいたるまで、数多くのプロセスを踏んでいる。　　

また、顧客情報の共有、引き継ぎは非常に重要となるため、経緯や現状を迅速に把握しなければ、要望や問い合わせに対して的確に対応できない。　

「そのため、情報システム部ではIT戦略の一環として、全プロセスを一元管理するシステムを構築し、現場での生産性向上を支援しています。しかし、課題もありました」。そう語るのは、同社の大木 聡氏である。　

課題とは、プロセスごとに発生する業務文書、図面、見積書などの文書の一元管理、共有である。しかし、これらは紙、CADソフトウエアで作成した図面や業務システムで出力される文書など、形態がさまざまである。従来は、文書をすべて紙に出力してファイリング。紙の量が膨大になるため、検索や保管に手間がかかり、遠隔地にはファクスや郵送で送らなければならなかった。

こうした課題を解決するため、文書を電子化して一元管理する必要があったが、同社の社員数は、関係会社を含めて2万人にも上り、しかもITスキル差があるという問題もあった。

そんな時、同社が出会い、導入を決定したのが富士ゼロックスのドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」である。DocuWorksは、スキャンして取り込んだ紙の文書やアプリケーションで作成した電子文書など、さまざまな文書をパソコン上で一元的に管理・運用できる文書管理ソフトウエア。見やすい表示機能はもちろん、検索・編集などドキュメントの自由なハンドリングができる点も課題解決に最適だと判断した。

「DocuWorks文書への変換、文書の閲覧も机上に書類を広げて操作する感覚が直感的に理解しやすく、ユーザーのスキル差を埋めてくれそうだったのも決め手になりました」と同社の山野 雅子氏は語る。

導入決定後、同社では、各拠点にDocuWorksを一斉配布。さまざまな文書をDocuWorks文書化して案件ごとにサーバーに登録し、ネットワーク上で共有している。

「効率的に情報を共有、検索できるようになり、お客様からのお問い合わせにも素早く対応できる体制が整いました。さらに、これまでは、すべての文書をスキャニングしてCD- Rに焼き、案件ごとに管理していたのですが、そうした手間とコストも必要なくなりました」と山野氏は話す。

大木氏も「大きな混乱もなく、DocuWorksはすぐに私たちの業務に定着しました。日本のビジネスに合ったきめ細かい操作性など、業務に柔軟に対応できる国産ソフトウエアだからかもしれません」と評価する。

このように同社では、基幹業務の文書管理にDocuWorksを活用し、情報共有システムを強化したわけだが、実は情報システム部には、もう1つ目的があった。DocuWorksの操作性を活かし、グループウエアや社内業務システムとの連携を強化し、現場での業務アイディアの創生を考えていたのだ。

「DocuWorksのスタンプ機能を利用して電子で文書を回覧している拠点、営業担当者が施工中の現場でDocuWorksの拡大表示機能を活用し、図面の細部をお客様に説明している拠点もあります。さらに、DocuWorksで文書を電子化、共有し、紙の使用量削減を加速していきたいと考えています」と山野氏は話す。また、「DocuWorksのセキュリティ機能を活用して、機密性の高い文書にも利用したいですね」と大木氏は語る。同社では、複合機との連携も視野に入れており、DocuWorksを使ったIT戦略を今後も進めていく考えだ。

積水ハウス株式会社の情報システム部が、DocuWorks導入によって狙った効果は大きく2つ。
　1つめは、営業、設計、見積り、契約、施工、アフターサービスなど、住宅販売のプロセスごとに発生する膨大な文書を一元管理し、案件ごとにネットワーク上での情報共有を促進すること。
　2つめは、ITスキルに関係なく、紙を扱うように直感的に操作できるというDocuWorksの利便性を活かし、各部門の従業員による自発的な業務改善に役立てることだ。
　本文でも述べたが、前者については、DocuWorksによって、あらゆる文書を統一のフォーマットで管理できるようになった。これにより、迅速な情報共有が実現。顧客への素早い対応が可能になった。また、優れた検索性により、物件引き渡し後のアフターサービスにも大きく役立っている。
　一方、後者の現場でDocuWorks活用を促すために、まず情報システム部のメンバーが各事業所を巡り、導入の意図や特徴を簡単に説明。その上で、普段、営業活動に使っている文書をDocuWorks文書化し、案件ごとにファイルを紙文書を扱うような簡単な操作で、電子管理できることや、さまざまなアプリケーションで作られた営業資料をDocuWorks文書にして一元管理ができ、フルスクリーン表示機能でプレゼンテーションにも最適なことなどを紹介した。現在、多数の事業所でさまざまな事例が生まれつつあるという。

同社では、全国に約500カ所の住宅展示場があり、営業担当者は展示場を拠点に、各地を回りながら商談を進めていくことが多い。しかし、物件の図面は、各展示場を管轄する支店で管理している。そのため、従来、営業担当者は営業活動中に図面が必要になった場合には、支店まで図面を取りに戻るケースが多く、支店から遠くはなれた場所で図面が必要になった場合には、図面の受け渡しに時間がかかっていた。
　緊急時などには、図面を支店からファクスしてもらうこともあったが、文字や線がかすれるなどして、充分に活用できなかった。「特に、物件の細部を図面で確認したいというお客様のご要望には、ファクスでは対応できない場合もありました」と大木氏は話す。
　そこで、ある事業所では、図面をCADソフトウエアがなくても扱えるDocuWorks文書に変換して営業担当者が担当物件の図面をPCで持ち歩くようにした。「逐一図面を取りに行く必要がなくなり業務を効率化できたようです。読みやすさという点でも、DocuWorks文書は、小さな字などがあっても400％まできれいに拡大表示し、スクロールもスムーズで、お客様から細部についてお問い合わせを受けた際にもきちんと対応できます」と山野氏は述べる。

企業内には、さまざまな“お知らせ”用の文書が流通する。多くの企業では、紙による回覧か電子メールでの一斉通達を行なっているようだが、同社のある事業所では、それにDocuWorksを用いることにしたのである。
　DocuWorksを利用する最大のポイントは、DocuWorksに搭載された電子の文房具機能によって、閲覧者が判を押していける点にある。「回覧を見た人は、DocuWorksのデート印を押していくようにしているそうです。通常、掲示板やメールで回覧した場合、誰が、いつ見たのか、もしくは見ていないのかが判断できませんが、簡単にそれを把握できるようになりました。判を押す作業もスムーズに行なえるため、混乱もないようです」と山野氏は強調する。

　以上の2つは、代表的な現場発のDocuWorks活用事例である。情報システム部では、各現場の利用状況を調査し、全社に展開することで、さらに業務効率化につなげたいと考えている。　

富士ゼロックスが、VOC（Voice of Customer）システムに登録された「お客様の声」をまとめた結果、DocuWorksユーザーは、その89%がDocuWorksに満足しているとの声を寄せていることが明らかになった。ユーザーが実際に使ってみた上での評価という点は注目に値する。
　寄せられた声の詳細を見ると、紙使用量の削減効果や業務効率向上など導入効果に対する評価とともに、編集、検索の効率の良さ、PDF文書の作成も簡単にできるといった利便性などが高く評価されている。

本　　社 ： 大阪市北区大淀中1-1-88 梅田スカイビルタワーイースト 創　　業 ： 1960年8月 資 本 金 ： 1865億5419万円（2007年1月期） 売 上 高 ： 1兆2169億100万円（個別、同上） 概　　要 ： 1960年に積水化学工業の住宅事業部から分社独立。戸建住宅の設計・施工・販売をはじめ、中高層建築や街づくりまで事業を展開している。 http://www.sekisuihouse.co.jp/

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