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紙ベースで蓄積された情報をデジタル化し、活用するデジタル文書管理は、多くの企業で実践されている。さらに、e-文書法や新会社法、2009年3月期から適用される日本版SOX法といった法制度により、デジタル文書管理の重要度はますます高まってきた。
今回は保管コストの削減、優れた検索性、情報共有といったデジタル文書管理のメリットとともに、日本版SOX法とデジタル文書管理の関わりについて紹介していく。 |
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■保管コストの削減と書類の長期保存が可能
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2005年4月から施行されたe-文書法により、デジタル文書管理の注目度はますます高まった。
e-文書法では、見積書や領収書、注文書、請求書など、これまで紙ベースでの保管が義務付けられていた書類に対し、一定の要件を満たしていれば、デジタル化による保存が認められている。これにより、電子帳簿保存、電子申告と合わせて決算処理や税務申告処理などを、より効率的に行うことが可能になった。
デジタル文書管理への注目度が高まったのは、e-文書法だけではない。デジタル文書管理には多くのメリットがあり、近年は導入する企業が増え続けている。
そのメリットの一つが保管コストの削減。紙ベースの保管の場合、増え続ける書類のために常に多くの保管スペースが必要になる。保管スペースの増加は業務スペースの縮小、もしくは新たな保管スペースの確保に迫られる。こうした書類の保存コストは、産業界全体で数千億円にも及ぶとされており、企業の大きな足枷となっている。
デジタル文書管理を導入した場合、書類はサーバーで一元管理されるため、基本的に保管スペースはサーバーの設置スペースのみとなる。必要最低限の紙ベースの書類が残ったとしても、保管コストは大きく軽減できるはずだ。
また、保管スペース確保のため、以前なら廃棄を余儀なくされていた古い書類を残すこともでき、書類の大量保管、長期保存に役立つ。
■優れた検索性や情報共有が業務効率を高める
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優れた検索性もデジタル文書管理の大きなメリット。紙ベースの保管の場合、ファイリングによる管理はもちろん、簡単な整理整頓もされていないケースが珍しくない。例えば、書類がダンボール箱に入ったままの状態で分類されているだけだとすると、目的の書類を探し出すのは困難。付帯業務は増える一方となる。
デジタル文書管理ならサーバーにアクセスし、検索を実行するだけで目的の書類をすぐに探し出すことが可能だ。社員なら自分の端末を使い、いつでも自由に書類を閲覧できる。書類を素早く見つけ出すことができれば、時間をロスすることなく、その書類をもとにした資料作成などに生かせる。
例えば、顧客から見積依頼があった場合、以前の担当者が作成した見積書などを閲覧することで、当時と現状を分析して的確な見積書を作成することができる。見積書が紙ベースのまま保管室などにあったなら、このワークフローは難しい。
さらに、書類の重要度ごとにアクセス権を付与しておけば、社員のポジションなどに応じて、閲覧制限を設定することができる。例えば、機密性の高い新製品の開発プロジェクト資料なら、開発担当者とその部門、そして経営に関わる役員のみ、また税務書類なら経理部門や管理職のみの閲覧権限といった設定ができる。
あらゆる文書が一元管理されていることで、全社員単位で情報を共有できるのもデジタル文書管理の大きなメリット。同じ部署のなかで、情報を知る社員と知らない社員がいれば、情報伝達に混乱を招き、業務効率が低下してしまう。情報共有は部署やチーム間で業務プロセスにおける無駄を省き、業務効率を飛躍的に向上させることができる。 |
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