PowerPointの機能は、プレゼンテーション用の資料を作るだけにはとどまらない。プレゼンテーションの成功を握る鍵は、「わかりやすい資料」と「発表技術」。資料作りから発表までをトータルにサポートしてくれるPowerPointには、さりげなくもスマートな発表ができるように手助けをしてくれる機能が満載なのだ。
そこで、今回は、資料の作り方ではなく、発表する時に知っておくと役立つPowerPointの機能を3回にわけて紹介していく。
第1回目は、アニメーション効果の使い方について。アニメーションというと、漫画のキャラクターがちょこちょこと動きまわって物語が展開していく場面を想像する人がいるかもしれないが、ここで紹介するアニメーションは、もちろん、そのようなものではない。話を進めるのはあくまでも発表者。アニメーション効果に期待するものは、「わかりやすい説明をするための補佐役」と、「聞き手の興味を引きつける役」なのだ。
せっかちな聞き手の先読みを防ぐ
では、「わかりやすい説明をするための補佐役」は、どのようなことをしてくれるのか？
たとえば、自分が聞き手側のときを思い出してみよう。スライドがめくられた瞬間、発表者の存在をすっかり忘れ、目の前に現れたスライド全体に目を通し、話の展開を先読みしてしまうことはないだろうか。その間、発表者の説明は上の空。発表者が、ひとつずつ段階を踏んでわかりやすい説明をしていたとしても、聞いていなければ意味はない。
そこで利用するのが、説明に合わせて、箇条書きの項目を1つずつ表示するアニメーション効果（図1）。聞き手が自分の存在を無視してしまうことがないように、説明にあわせて文字や図形が表示されるように仕掛けを作っておくのだ。
図1 説明に合わせて項目が順番に表示されるような動きをつける。
シンプルなアニメーションなら、設定は難しくない。アニメーション作業ウィンドウを表示して、箇条書きの項目が入力された枠を選択し、アニメーションの動きを指定するだけ（図2）。動きの種類には、「開始」「強調」「終了」といったものがあるが、何もない状態から文字や図形が登場するような動きをつけるときは、「開始」の中から動きを選べばよい。
動きはごくシンプルなものを選ぶようにしよう。たとえば、「ワイプ」や「フェード」「スライドイン」といった動きがお勧め。「ワイプ」は、文字や図形が端から徐々に現れる動き、「フェード」は、じんわりと浮き上がってくるように現れる動き、「スライドイン」は、スライドの端から滑り込むように現れる動きだ。
選んだ動きによっては、動きの方向を指定できる（図3）。たとえば、箇条書きの項目を端から表示する場合、「ワイプ」の動きの中でも、「方向」は「左から」というように指定する。日本語の文章は左から読むので、文字が左から現れるようにしたほうが、項目が自然と目に入ってくるようになるからだ。
図2 「スライドショー」メニューから「アニメーションの設定」をクリック。プレースホルダを選択し、「効果の追加」ボタン－「開始」－「ワイプ」を選択する。ワイプが表示されていない場合は、「その他の効果」を選択して「ワイプ」を選ぶ。
図3 設定されたアニメーションを選択し、「方向」の▼をクリックして動きの方向を選ぶ。ここでは、「左から」を選択。
アニメーションの設定はこれで完了。スライドショーを実行し、アニメーションを設定したスライドを表示すると、最初は、スライドのタイトルのみが見える状態。項目を表示するには、スライド上をクリックすればよい。クリック操作で1つずつ項目を表示することができるので、1つ目の項目の説明が終わったところでクリックして、次の項目を表示する。という具合に説明を進めていく。
これなら、聞き手は、スライドの内容を先読みしてしまうことなく、発表者の説明に耳を傾ける準備がしやすくなる。発表者は、聞き手とアイコンタクトを取りながら、聞き手に話しかけるように、1つずつ段階を追ってじっくりと説明ができるので、説明がしやすくなるだろう。